Wir kennen das alle: Der Tag ist zu kurz um alle unsere Aufgaben zu erledigen. Irgendwas kommt scheinbar immer zu kurz, und meistens ist das unsere Freizeit. Das Ergebnis ist ernüchternd: Entweder wir haben ständig ein Stress-Gefühl, erlauben uns nicht zur Ruhe zu kommen.

 

Und fast noch dramatischer: Unser Selbstvertrauen leidet unter den ständigen Verzögerungen. Irgendwann sind wir es gewohnt ein bestimmtes Projekt immer aufzuschieben. Und es wird plötzlich ganz normal, sich um dringende Aufgaben zu kümmern, während unsere großartigen Visionen und Träume langsam verblassen. Ein trauriges Bild. Auch mir ging es oft so. Und auch jetzt noch gelegentlich. So sollte es nicht sein!

Fakt ist: Wir alle müssen lernen, unsere Zeit besser zu nutzen!

Lassen Sie mich eines klar stellen: Es geht nicht darum, sich mehr zu bemühen und schneller zu arbeiten. Das macht nur noch mehr Stress. Wir können zwei Dinge effektiv ändern, um produktiver zu werden. Erstens unsere Gewohnheiten und zweitens unsere Aufgaben.

1. Störungen eliminieren

Schalten Sie E-Mail Benachrichtigungen und den Hinweiston ab, der beim Eintreffen jeder E-Mail ertönt. Lesen Sie Ihre SMS nicht sofort.

Wenn jemand mit einer neuen Aufgabe zu Ihnen kommt, und es möglich ist, besprechen Sie die Details nicht gleich. Sagen Sie der Person, dass Sie sich in einer Stunde melden werden. Dann beenden Sie Ihre Tätigkeit in Ruhe und kümmern sich dann erst um die neue Angelegenheit.

Sie sollten das auch bei Anrufen tun. Notieren Sie sich das Anliegen und vereinbaren Sie einen Rückruf um dann das Ergebnis zu besprechen. Natürlich gilt das nur für Alltags-Angelegenheiten, nicht für Notfälle.

Tipp: Rufen Sie Ihre E-Mails grundsätzlich nach dem Mittagessen ab. Dann verdauen Sie gerade und Ihre Konzentration ist dann sowieso nicht besonders hoch. E-Mails zu beantworten scheint da eine passende Tätigkeit zu sein.

2. Tag planen

Nehmen Sie sich morgens 10 Minuten Zeit und planen Sie den Tag. Nicht jedes kleine Detail, aber überlegen Sie sich, welche Aufgaben oder Tätigkeiten auf jeden Fall gemacht werden müssen. Wichtig: Machen Sie es schriftlich!

Eine kurze Aufgaben Liste ist ausreichend. Und mehr als 3-5 Aufgaben sollten es eh nicht sein. Arbeiten Sie dann die Aufgaben der Reihe nach ab, und spüren Sie, wie Sie sich mit jeder erledigten Arbeit besser und besser fühlen.

Damit verhindern Sie, dass Sie von der ersten E-Mail zur nächsten Internet Seite gelangen, und dann irgendwo in YouTube bei Katzenvideos enden. Ihr Plan ermahnt Sie ja ständig daran, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen und hilft Ihnen den Fokus zu halten.

Tipp: Routinen sind extreme Verstärker – schlechte Routinen rauben viel Zeit und Energie (etwa morgens die Zeitung zu lesen), und gute Routinen schaffen Klarheit und geben uns Kontrolle über unsere Zeit (etwa morgens den Tag planen).

3. Kein Multitasking

Es gibt nur sehr, sehr wenige Menschen die Multitasking-fähig sind. Wenn Sie einer währen, würden Sie jetzt nicht diesen Beitrag lesen…

Also, für uns Normalsterblichen gilt es: Eins nach dem anderen. Und zwar in Ruhe. Schalten Sie den Radio im Hintergrund ab! Die Unterhaltungen im Radio lenken Sie ab. Hören Sie während der Arbeit am besten Musik ohne Sprache, auf jeden Fall ohne Moderatoren. Ich kenne auch Menschen, bei denen im Hintergrund immer irgendwo der Fernseher läuft, das sollten Sie natürlich auch nicht tun.

Am Computer fällt es ja besonders leicht, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Schließen Sie deshalb die Anwendungen, die Sie gerade nicht brauchen, damit Sie sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren können.

Tipp: Das Prinzip gilt für Ihr gesamtes Leben. Sorgen Sie also dafür, dass auf Ihrem Schreibtisch nur ein Arbeitsablauf bearbeitet wird. Alle anderen geplanten oder halb fertigen Arbeiten sollten in eine Ablage, die nicht auf Ihrem Schreibtisch steht. Ein aufgeräumtes und ordentliches Büro (und Wohnung) helfen uns, auch, Ablenkungen zu vermeiden. Außerdem fühlen wir uns dann wohler

4. Machen Sie es verbindlich

Wenn Sie sich leicht ablenken lassen, dann hilft Ihnen wahrscheinlich dieser Ratschlag: Teilen Sie anderen Menschen mit, welche Aufgaben Sie bis wann erledigen wollen. Das schafft einen gewissen Druck der in diesem Fall unserer Konzentration und Produktivität zugute kommt. Überladen Sie sich aber nicht, sondern machen Sie anfangs besser nur wenige Aufgaben zur Pflicht.

Tipp: Umso öfter Sie kleine Erfolge erzielt haben, also Ihr Tag großteils produktiv war, umso mehr werden Sie sich an größere Aufgaben und Verantwortung heranwagen. Machen Sie es also zu Ihrer Produktivitäts-Gewohnheit, jeden Tag eine bestimmte Anzahl von vorher festgelegten Aufgaben zu erledigen. Sie trauen sich dann zu: Meine Vorsätze kann ich einhalten!

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5. Auf Ihre Gesundheit achten

Trinken Sie viel Wasser! Wenn Sie dehydriert sind, sinkt die Konzentrationsfähigkeit rapide. Bewegen Sie sich mehr und gehen Sie mittags ein paar Minuten an die frische Luft.

Ernähren Sie sich gesund. Zum Beispiel indem Sie den Morgen mit einem Glas frisch gepressten Orangensaft beginnen, anstatt mit einer Tasse Kaffee.

Betreiben Sie Sport – und lassen Sie jetzt die Ausreden stecken! Ich weiß es, jeder kann das. Und wenn Sie mir nicht glauben, dann installieren Sie die kostenlose App “7 Minutes” auf Ihr Handy oder besorgen Sie sich das Buch “Fit ohne Geräte“. 10 Minuten am Tag sind genug, wenn Sie es täglich machen.

Tipp: Machen Sie Ihre Gesundheit nicht zu Ihrer Fussfessel. Probieren Sie einfach eine Änderung einen Monat lang aus, Sie werden sich deutlich besser fühlen und mehr Energie haben. Vielleicht machen Sie auch einfach einmal im Jahr eine Fastenwoche.

6. Tun Sie es gleich und richtig

Wenn Sie eine Aufgabe übernehmen, dann arbeiten Sie nur ein einziges Mal an der Aufgabe. Dann Haken drunter und erledigt! Lassen Sie sich während der Bearbeitung nicht ablenken. Geben Sie der Versuchung nicht nach, kurz auf Facebook vorbeizuschauen oder sich ein Sandwich zu holen.

Schieben Sie Tätigkeiten auch nicht auf. Das macht sie noch schlimmer. In Ihrem Hinterkopf geistert ständig eine verschwommene Wolke der unerledigten Aufgaben umher. Das stört Ihre Konzentration genauso sehr wie eine ankommende E-Mail Nachricht. Deshalb tun Sie gleich, was getan werden muss. Oder so schnell wie möglich.

Es gibt nur zwei Alternativen: Erledigen Sie es genau einmal und zwar ordentlich, oder gar nicht!

7. Eine Nicht-Tun Liste

Die meisten von uns haben eine Todo-Liste, also Aufgaben die wir erledigen wollen. Die wird in der Regel immer länger, aber nicht kürzer.

Versuchen Sie doch, eine Nicht-Tun Liste zu führen. Denken Sie dabei bitte an ein Zitat von Steve Jobs: “Die meisten Menschen glauben, Fokus heißt, ‘Ja’ zu sagen zu den Dingen die wir erledigen wollen. Aber das ist völlig falsch. Es bedeutet ‘Nein’ zu sagen, die den vielen hundert anderen guten Ideen die wir haben. Sie müssen vorsichtig auswählen. Ich bin genauso stolz auf die Dinge die wir nicht getan haben, wie auf die die wir getan haben“.

Tipp: Nehmen Sie sich das zu Herzen: Sagen Sie auch zu guten Ideen “Nein”. Entscheidend: Führen Sie eine Liste! Damit denken Sie nicht ständig über die gleichen Ideen nach. Wenn es einmal zu Papier gebracht wurde, kann Ihr Gehirn den Gedanken loslassen und Sie können sich besser auf Ihre nächste Aufgabe konzentrieren.

8. Nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig

Bestimmt haben Sie manchmal Tage an denen Sie sehr viel erledigen können. Dagegen gibt es auch immer wieder Tage, an denen Sie sich zu gar nichts motivieren können.

Hier ein etwas ungewöhnlicher Ratschlag: Arbeiten Sie an guten Tagen nicht zu viel, dafür aber auch an schlechten Tagen nicht zu wenig. Lassen Sie sich also nicht einfach von Ihrer Laune lenken, sondern sagen Sie z.B. nach maximal 10 Arbeitsstunden “Jetzt ist Schluss” und “zwingen” Sie sich andererseits auch an schlechten Tagen zu mindestens 5 Arbeitsstunden pro Tag.

Wenn Sie das nicht tun entsteht in Ihrem Kopf sehr schnell ein falsches Bild: Sie glauben, die Zusatz-Aufgaben die Sie an einem guten Tag erledigen, würden die fehlenden Aufgaben der schlechten Tage ausgleichen. Weil wir darüber aber kein Buch führen, endet so eine Strategie in 10 von 10 Fällen mit einem Sieg Ihrer Faulheit. Es wird außerdem sehr schnell zur negativen Gewohnheit, Dinge aufzuschieben.

Also noch einmal: Schaffen Sie sich die Gewohnheit, Ihr Arbeitspensum einzuhalten, und zwar nach oben und nach unten.

8. Seien Sie kein Perfektionist

Wenn Sie alles perfekt machen wollen ist das eine löbliche Angewohnheit. Aber keinesfalls produktiv.

Wir sollten uns für bestimmte Aufgaben ein Zeitlimit festlegen, und wenn die Zeit vorbei ist, dann ist die Aufgabe erledigt. Egal ob sie perfekt ist oder noch nicht ganz. Perfektionismus ist ein großer Zeitdieb, und die meisten Menschen bemerken den Unterschied zwischen “fast perfekt” und “ganz perfekt” niemals.

9. Nicht zu allem “Ja” sagen

Obwohl es ein gutes Gefühl ist, wenn wir wissen: “Alle brauchen uns!” schadet das unserer Produktivität. Wir wollen andere Menschen aber nicht einfach so abweisen. Und deshalb nehmen wir oft neue Aufgaben an, obwohl wir eh schon zu wenig Zeit für alles andere haben.

Reden Sie sich also nicht einfach ein “Das schaffe ich schon irgendwie”. Fragen Sie sich lieber, ob Sie der Richtige für diese Aufgabe sind und ob Sie die Zeit haben, die Aufgabe ordentlich zu erledigen. Lehnen Sie ab, oder verschieben Sie die Aufgabe, falls Sie gerade keine freie Zeit dafür haben.

Tipp: Wenn es um Kundenanfragen geht, dann versuchen Sie einfach einmal Ihren Preis um 30%, 50% oder sogar 100% zu erhöhen. Das löst viele Zusatz-Anfragen ganz automatisch. Und wenn der Preis akzeptiert wird, ist das für Sie natürlich eine große Motivation, die Aufgabe rasch zu erledigen.

10. Prioritäten

Damit kommen wir auch zum letzten und wichtigsten Tipp – der Schlüssel zu mehr Produktivität liegt in einer sehr simplen aber tiefgründigen Erkenntnis: Wir können niemals alle Aufgaben erledigen, die wir gerne erledigen würden. Dafür ist unser Leben zu kurz. Aber wir können unsere Prioritäten festlegen, und dann unsere Zeit für die wichtigen Dinge verwenden.

Wir müssen also erkennen, ob wir nur beschäftigt, oder tatsächlich produktiv sind. Wir werden produktiver, indem wir ganz einfach die unproduktiven Tätigkeiten komplett streichen. Oder delegieren. Dieser Schritt ist der schwierigste von allen hier genannten, aber der weitaus effizienteste.